Help, mijn klant betaalt niet!

Help mijn klant betaald niet

Kamperen voor deur van de klant die al maanden je rekening niet betaalt. Soms lijkt dit de enige oplossing om je factuur betaald te krijgen.

Het niet betalen van facturen lijkt bij sommige bedrijven eerder gewoonte dan uitzondering.

Ver nádat de aangegeven betalingstermijn is verstreken lijkt je klant zich pas te realiseren dat ze daadwerkelijk moeten betalen voor jouw geleverde diensten!

Je zit dan in een spagaat. Je wilt de goede relatie met je klant behouden, maar je wilt ook gewoon je facturen betaald krijgen. Daarnaast ontbreekt het je ook aan incasso-medewerkersbloed dus het innen van achterstallige betalingen voelt behoorlijk ongemakkelijk.

Maar ja, jij moet je rekeningen ook betalen! Hoe los je dit op?

Ken je (betalings)rechten

Sinds maart 2013 is het wettelijk vastgelegd dat bedrijven facturen binnen 30 dagen moeten betalen tenzij ze anders overeengekomen zijn met jou. Betaalt je klant niet binnen dat termijn, voel je dan ook niet bezwaard om hier wat van te zeggen. Niet jij, maar zij hebben iets uit te leggen!

Zorg voor een snelle reactie bij uitblijven van betaling

De administratie; voor veel ondernemers een papieren monster maar tegelijkertijd ook zó belangrijk! Juist op dit soort momenten.

Houd goed overzicht van de wel en niet betaalde facturen en reageer direct als de betalingstermijn verstreken is zonder betaling. Gewoonte is om een herinnering te sturen.

Hoe eerder je reageert, hoe groter de kans dat je factuur alsnog betaald wordt.

Persoonlijke benadering; pak de telefoon!

Niemand wordt graag geconfronteerd met zijn tekortkomingen. Daarom werkt een persoonlijke benadering bij het uitblijven van een betaling goed.

  • Bel de klant en vraag wat de reden is dat er nog niet betaald is.
    Wil je uit frustratie je klant het liefst door de telefoon trekken, vergeet dan niet dat je ook de goede relatie wilt behouden! Probeer professioneel en vriendelijke te blijven en zoek naar een concrete oplossing. Dit betekent overigens niet dat je jouw klant niet mag laten weten dat je het een vervelende situatie vindt.
  • Spreek met de klant een betalingstermijn af. Vraag simpelweg: "Wanneer kan ik je betaling tegemoetzien?" of als je dit niet bij de klant wilt neerleggen: "Ik wil je betaling graag voor ... binnen zien, kan ik hiervan op aan?"
  • Belangrijk: Leg de gemaakte afspraken vast, bijvoorbeeld per e-mail. Mocht je klant in een later stadium niet betalen dan is het goed om deze afspraak in je administratie te hebben (weer dat papieren monster!)

En nog steeds wordt je rekening niet betaalt

Wederom die spagaat; de goede relatie met je klant behouden, maar ook je factuur betaalt krijgen. Is dat op dit punt nog mogelijk?

Heb je jezelf overigens al afgevraagd of je wel wilt blijven werken voor een klant die niet betaald?

Aan de andere kant, misschien zit je niet in die luxepositie dat je kan kiezen welke klanten je wilt behouden en heb je deze klant gewoon nodig om je bedrijf gaande te houden.

Neem dan concreet de volgende stappen (voorbeeldbrieven zijn online te vinden):

  • Stuur een herinneringsbrief met een uiterlijke betalingstermijn.

Blijft betaling weer uit?

  • Stuur een sommatiebrief met opnieuw een uiterlijke betalingsdatum (ja wéér, wat een geduld moet je hebben he?!). Betaalt je klant hierna nog steeds niet, dan heb je wettelijk recht op rente over het te ontvangen bedrag.

Je krijgt nog steeds nul op je rekwest?

  • Overweeg om het innen van je factuur uit handen te geven. Er zijn incassobureaus die werken op basis van no-cure, no-pay. Dus geen extra kosten als je klant alsnog niet betaald.

Verklein je risico's

Niet betalende klanten zijn helaas nooit helemaal te voorkomen, maar er zijn wel enkele manier om de risico’s zoveel mogelijk te verkleinen.

  • Check vooraf de kredietwaardigheid bij de Kamer van Koophandel van je opdrachtgever. Zeker als het gaat om forse bedragen is de investering van €3,05 een kleine investering om te weten dat je met een financieel gezonde partij in zee gaat.
  • Bespreek bij het bevestigen van de opdracht direct de betalingsvoorwaarden en leg deze vast op papier. Laat je klant tekenen voor akkoord.
  • Bespreek met de klant of deze nog bepaalde factureringsvoorwaarden heeft waar een factuur aan moet voldoen. Moet er bijvoorbeeld een kostenplaatsnummer benoemd worden?
  • Zorg dat je factuur volledig is. Staat je btw- en KvK nummer op de factuur? Heb je een goede omschrijving gegeven van de geleverde dienst?
  • Factureer in delen. Bijvoorbeeld een gedeelte bij akkoord op begroting en een gedeelte na de geleverde dienst. Dit is vooral raadzaam bij grotere bedragen of klanten waarvan je al bij voorbaat het idee hebt dat de betaling een probleem kan zijn. Blijft de betaling uit, dan kun je je diensten opschorten totdat de betaling gedaan is. Het is als ware een stok achter de deur.

Al met al is het een traject waarin je veel geduld en een lange adem moet hebben. Als laatste redmiddel kun je nog een advocaat in de arm nemen, maar hopelijk kun je dit voorkomen met bovengenoemde tips.

Trefwoorden

  • Onbetaalde facturen
  • openstaande rekeningen
  • wanbetalers
  • tips
  • betalingstermijnen
  • debiteuren

Over de auteur

Zonder marketing gebeurt er iets vreselijks: niets!
Hannah Heesbeen

Hannah Heesbeen

Je inleven in de doelgroep. What makes them tick? Vandaar uit adviseren op het gebied van marketing of mensen meenemen in je teksten, daar word ik nou blij van.

Hannah is marketeer bij JUNO Marketing & Communicatie

Reageren

Wat doe jij om jouw rekeningen betaald te krijgen?